Eine Stellenanzeige wird veröffentlicht, Wochen vergehen, und der Posteingang bleibt leer. Dieses Szenario kennen viele Zahnarztpraxen. Keine Bewerbungen für die Zahnarztpraxis zu erhalten, liegt selten an einem einzelnen Faktor.
Meist wirken mehrere Ursachen zusammen: der allgemeine Fachkräftemangel, die Gestaltung der Stellenanzeige, der Bewerbungsweg, die Reaktionszeit und die Außenwirkung der Praxis. Wer diese Punkte einzeln betrachtet, kann gezielt ansetzen.
Bleibt eine Stelle über Monate unbesetzt, wirkt sich das direkt auf das bestehende Team aus. Mehr Aufgaben verteilen sich auf weniger Personen, der Druck im Praxisalltag steigt. Das kann wiederum dazu führen, dass auch bestehende Mitarbeiterinnen über einen Wechsel nachdenken, was den Personalbedarf zusätzlich verschärft.
Der Fachkräftemangel als Hintergrund
Zahnmedizinische Fachangestellte gehören laut der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit zu den am stärksten gesuchten Fachkräften überhaupt. Mit einem Punktwert von 2,8 belegt der Beruf wiederholt den Spitzenplatz der bundesweiten Rangliste der Engpassberufe.
In Deutschland arbeiten rund 222.000 Zahnmedizinische Fachangestellte in zahnärztlichen Praxen. Trotzdem bleiben offene Stellen häufig über Monate unbesetzt. Im Durchschnitt vergehen mehr als vier Monate, bis eine ausgeschriebene Stelle wieder besetzt werden kann.
Der Engpass fällt regional unterschiedlich stark aus. Besonders angespannt ist die Lage in Nordrhein-Westfalen sowie in Rheinland-Pfalz, dem Saarland, Bayern und Baden-Württemberg. Etwas entspannter zeigt sich die Situation aktuell in Berlin und Brandenburg.
Seit Jahren beginnen jährlich zwischen 11.000 und 13.000 junge Menschen eine Ausbildung als Zahnmedizinische Fachangestellte. Der Beruf zählt damit zu den ausbildungsstärksten in Deutschland überhaupt. Trotzdem reicht die Zahl der ausgebildeten Fachkräfte vielfach nicht aus, um den Bedarf der Praxen und die übliche Fluktuation auszugleichen.
Dieser Mangel erklärt, warum Bewerbungen insgesamt seltener geworden sind. Er erklärt aber nicht, warum manche Praxen regelmäßig Zuschriften erhalten und andere über Jahre hinweg fast leer ausgehen.
Keine Bewerbungen Zahnarztpraxis: Wenn die Stellenanzeige der Grund ist
Viele Anzeigen klingen austauschbar. Ein Titel wie „ZFA (m/w/d) gesucht“, eine kurze Aufgabenbeschreibung und ein knapper Hinweis auf ein „attraktives Gehalt“ reichen heute oft nicht mehr aus.
Bewerberinnen suchen gezielt nach Stichworten wie Praxisstandort, Arbeitszeitmodell oder Zusatzleistungen. Ein Titel ohne diese Angaben fällt in der Ergebnisliste seltener auf, selbst wenn die Praxis selbst attraktiv ist.
Auch die Vorstellung der Praxis selbst fehlt häufig. Informationen zu Teamgröße, Praxisklima, Ausstattung oder Entwicklungsmöglichkeiten geben einer Bewerberin einen ersten Eindruck, bevor sie überhaupt den Kontakt aufnimmt.
Auch fehlende Angaben zur Vergütung wirken sich aus. Konkrete Zahlen schaffen Vertrauen und ermöglichen einen Vergleich mit anderen Stellen. Einen Überblick über aktuelle Gehaltsspannen für ZFA bietet der Beitrag zum Thema Gehalt in der Zahnarztpraxis.
Der Bewerbungsweg kann zur Hürde werden
Selbst eine inhaltlich gute Stellenanzeige bringt wenig, wenn der Weg dorthin kompliziert ist. Viele Anzeigen verweisen ausschließlich auf den postalischen Weg oder eine E-Mail-Adresse mit langer Liste an gewünschten Unterlagen.
Jüngere Bewerberinnen sind digitale, unkomplizierte Wege gewohnt. Eine Bewerbung per WhatsApp, ein kurzes Online-Formular oder die Möglichkeit, zunächst nur den Lebenslauf zu senden, senken die Hemmschwelle deutlich.
Bewerbungsformulare auf der eigenen Website mit vielen Pflichtfeldern führen häufig zum Abbruch, bevor überhaupt etwas abgeschickt wird. Je mehr Schritte ein Bewerbungsweg verlangt, desto mehr Interessentinnen springen vorzeitig ab.
Lange Reaktionszeiten kosten Bewerberinnen
Wer sich heute als ZFA bewirbt, bewirbt sich häufig bei mehreren Praxen gleichzeitig. Wer zuerst antwortet, hat oft die besseren Chancen auf ein Vorstellungsgespräch.
Praxen, die Bewerbungen erst nach Tagen oder Wochen sichten, verlieren Kandidatinnen an schnellere Mitbewerber. Aus Sicht der Praxis wirkt das dann wie ausbleibende Bewerbungen, obwohl tatsächlich Zuschriften eingegangen sind, nur eben zu spät bearbeitet.
Eine schnelle erste Rückmeldung, auch ohne sofortigen Termin, signalisiert Interesse. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass eine Bewerberin tatsächlich zum vereinbarten Gespräch erscheint und nicht zwischenzeitlich woanders zusagt.
Anforderungen, die nicht zur Marktlage passen
Manche Stellenanzeigen verlangen mehrjährige Berufserfahrung, Spezialkenntnisse in Prophylaxe und Abrechnung gleichzeitig sowie uneingeschränkte zeitliche Flexibilität. In einem Arbeitsmarkt, in dem ZFA der größte Engpassberuf sind, finden sich für ein solches Profil kaum Kandidatinnen.
Wird das Anforderungsprofil zu eng formuliert, bewerben sich weniger Personen. Das gilt selbst dann, wenn jemand für die Position grundsätzlich geeignet wäre, sich durch die Anzeige aber nicht angesprochen fühlt.
Sinnvoller ist es häufig, zwischen unverzichtbaren Voraussetzungen und Eigenschaften zu unterscheiden, die sich auch im Berufsalltag entwickeln können. Eine abgeschlossene Ausbildung bleibt dabei meist die einzige echte Grundvoraussetzung.
Auch Berufseinsteigerinnen oder Rückkehrerinnen nach einer Familienpause können sich angesprochen fühlen, wenn die Anzeige Entwicklung und Einarbeitung ausdrücklich erwähnt, statt ausschließlich erfahrene Kräfte zu adressieren.
Die Außendarstellung der Praxis
Vor einer Bewerbung informieren sich viele Kandidatinnen online über die Praxis. Eine veraltete Website, fehlende Informationen zum Team oder keine sichtbaren Bewertungen können Unsicherheit auslösen.
Praxen, die online wenig sichtbar sind, wirken für Außenstehende schwerer einschätzbar. Das senkt die Bereitschaft, sich überhaupt zu bewerben, auch wenn die Arbeitsbedingungen vor Ort gut sind.
Empfehlungen aus dem bestehenden Team gehören zu den wirksamsten, aber am wenigsten genutzten Quellen. Wer im Kollegenkreis offen über eine vakante Stelle spricht, erreicht oft Personen, die über klassische Anzeigen gar nicht erst suchen.
Praktische Ansatzpunkte für die eigene Stellenanzeige
Ein konkreter Titel hilft beim Auffinden der Anzeige. Angaben zu Praxisstandort, Praxisform oder einer Besonderheit der Praxis machen den Unterschied zu einer von vielen austauschbaren Überschriften.
Benefits sollten konkret benannt werden, statt allgemein von einem „guten Arbeitsumfeld“ zu sprechen. Arbeitszeitmodelle, Fortbildungsmöglichkeiten, Personalschlüssel oder Zusatzleistungen geben ein klareres Bild.
Der Bewerbungsweg lässt sich oft mit wenig Aufwand vereinfachen. Schon die Möglichkeit, zunächst formlos den Lebenslauf per WhatsApp oder E-Mail zu senden, senkt die Hürde für eine erste Kontaktaufnahme deutlich.
Innerhalb der Praxis sollte klar geregelt sein, wer eingehende Bewerbungen sichtet und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgt. Ohne diese Zuständigkeit bleiben Bewerbungen häufig tagelang unbeantwortet liegen.
Wer die genannten Punkte regelmäßig prüft, also Anzeige, Bewerbungsweg, Reaktionszeit, Anforderungsprofil und Außendarstellung, verschafft sich einen klaren Überblick darüber, an welcher Stelle die meisten Bewerberinnen verloren gehen. Daraus lassen sich gezielte Anpassungen ableiten, statt pauschal von einem reinen Fachkräftemangel auszugehen.
Wenn der eigene Recruiting-Prozess trotz Anpassungen wenig Wirkung zeigt, kann auch eine Übersicht zu Wegen, qualifizierte ZFA zu finden weiterführende Ansätze liefern.
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Häufig gestellte Fragen
Warum bekommen wir trotz Fachkräftemangel überhaupt keine Bewerbungen?
Der Fachkräftemangel verringert die Zahl der Bewerbungen insgesamt. Innerhalb dieser kleineren Gruppe entscheiden jedoch Stellenanzeige, Bewerbungsweg, Reaktionszeit und Anforderungsprofil, welche Praxis die verbleibenden Bewerbungen tatsächlich erhält.
Wie schnell sollte auf eine Bewerbung reagiert werden?
Innerhalb von ein bis zwei Werktagen ist eine erste Rückmeldung sinnvoll. Da viele Bewerberinnen parallel mit mehreren Praxen im Kontakt stehen, sinkt die Erfolgsquote mit jedem Tag, der ohne Reaktion vergeht.
Sollte das Gehalt in der Stellenanzeige genannt werden?
Eine konkrete Gehaltsangabe oder zumindest eine realistische Spanne schafft Vertrauen. Bewerberinnen können die Stelle dadurch besser einordnen und mit anderen Angeboten vergleichen, statt die Anzeige aus Unsicherheit zu übergehen.
Welche Anforderungen sind für ZFA-Stellen wirklich notwendig?
Eine abgeschlossene Ausbildung als Zahnmedizinische Fachangestellte ist meist die einzige zwingende Voraussetzung. Erfahrung in bestimmten Bereichen oder zusätzliche Qualifikationen lassen sich häufig auch im laufenden Betrieb aufbauen.
Wie viele Bewerbungen sind für eine ZFA-Stelle realistisch?
Angesichts der aktuellen Marktlage sind bereits wenige, dafür passende Bewerbungen ein gutes Ergebnis. Statt auf eine hohe Anzahl an Zuschriften zu warten, lohnt sich der Fokus darauf, dass die wenigen eingehenden Bewerbungen nicht durch lange Reaktionszeiten oder komplizierte Abläufe verloren gehen.